Päť spôsobov, ako mať prehľadnú dokumentáciu
Trápia vás nejaské pokyny v spracovaní vašej firemnej dokumentácie? Nemáte prehľad v lehotách určených na archiváciu vašich účtovných a iných dokladov? Netušíte kedy a ako máte firemné dokumenty vyraďovať? Netrápte sa a obráťte sa na nás. Urobíme za vás všetky potrebné úkony v oblasti registratúry. Na úvod vám ponúkame päť tipov, ako mať prehľadnú dokumentáciu.
1. Kategória. Na to, aby ste mohli vo vašej spoločnosti správne narábať s vašou firemnou dokumentáciou je potrebné, aby ste vedeli, do ktorej kategórie z pohľadu registratúry patríte. Zaraďovanie do skupín určuje štátny archív. Tento krok, ako aj celú komunikáciu so štátnym archívom vybavíme za vás.
2. Evidencia. Musí byť prehľadná a mať stanovenú formu. Evidovať musíte nielen účtovné a personálne záznamy, ale aj projektovú, výrobnú, technickú dokumentáciu a podobne. Správnu evidenciu kontrolujú štátne orgány. S našou pomocou budete mať dokumentáciu zaevidovanú tak, aby vás nezaskočili pokutou.
3. Priestory. To, kde môžete vašu dokumentáciu archivovať, má presne stanovené pravidlá. Nemôže ísť o akúkoľvek poličku, skriňu či miestnosť. Už vôbec nemôžu byť vaše firemné dokumenty len tak pohodené niekde na kope. Naše tímy vám vypracujú registratúrny plán tak, aby spĺňal všetky náležitosti stanovené štátom. Budete tak mať nielen splnenú povinnosť, ale aj prehľad vo firemných dokladoch. Ak budete s odstupom času potrebovať dohľadať faktúru, zmluvu alebo akýkoľvek iný doklad, budete presne vedieť, kde ho máte hľadať.
4. Vyraďovanie. Majitelia firiem si neraz myslia, že môžu svoju dokumentáciu po uplynutí niekoľkých rokov len tak skartovať. Spôsob, ako môžete firemnú dokumentáciu po uplynutí určitého času likvidovať má však presne stanovené predpisy. Ak sa obrátite na nás, máte istotu, že vám vypracujeme podrobný plán, ako a kedy máte dokumentáciu vyraďovať.
5. Sledovanie zmien. Počas celého roka priebežne dochádza v tejto oblasti k mnohým zmenám. Budeme ich za vás sledovať a raz ročne vás s nimi oboznámime. Je v našom záujme, aby bola vaša dokumentácia stále aktuálna.
Nelámte si hlavu nad povinnosťami, ktoré vám, ako firme ukladá zákon. Sme tu pre vás na to, aby sme vás odbremenili a odľahčili vaše podnikateľské povinnosti. V oblasti registratúry máme dlhoročné skúsenosti a radi vám ich poskytneme. Výsledkom našej spolupráce tak bude prehľad a poriadok vo vašich dokumentoch, ktorých dôležitosť je pre vás na prvom mieste.