Vedenie registratúrnych záznamov je jednou z kľúčových povinností každého podnikateľa. Ide o proces spojený s evidenciou, uchovávaním a vyraďovaním dokumentov, ktoré vznikajú v rámci jeho činnosti. Ale pre koho sú tieto povinnosti určené?
Registratúra je dôležitou súčasťou každého podnikateľského procesu. Jej definíciu a povinnosti upravuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov. Ide o komplexný právny predpis, ktorý stanovuje pravidlá týkajúce sa evidencie dokumentov a ich správy.
Čo vlastne znamená termín “registratúrny záznam”?
Je to v podstate akýkoľvek dokument, či už interný alebo externý, ktorý obsahuje informácie o podnikateľskej činnosti. Môže ísť o faktúry, daňové priznania, zmluvy alebo dokonca e-mailovú komunikáciu. Všetko, čo je nositeľom informácií o činnosti podniku, sa považuje za súčasť registratúry.
Registratúra teda predstavuje zoskupenie všetkých týchto dokumentov, ktoré sú vytvárené pôvodcom registratúry. Je to základný pilier riadenia a uchovávania dokumentácie v každom podniku.
Identifikácia pôvodcov registratúry
Každá organizácia, či už právnická alebo fyzická osoba, je zodpovedná za archiváciu svojich dokumentov. Ale kto presne je pôvodcom registratúry?
Pôvodca registratúry môže byť akákoľvek organizácia alebo jednotlivec, ktorý generuje dokumenty v rámci svojej podnikateľskej činnosti. Tým pádom môžeme konštatovať, že každý podnikateľ zastáva úlohu pôvodcu registratúry, bez ohľadu na to, či je právnickou osobou alebo fyzickou osobou. Okrem podnikateľov môžu byť pôvodcami dokumentácie samozrejme aj rôzne inštitúcie, ako sú úrady, zdravotnícke zariadenia, miestne samosprávy alebo neziskové organizácie.
Kategórie pôvodcov registratúry
Kategorizácia je určená každému podniku na základe žiadosti a následného vyjadrenia príslušného štátneho archívu. Tieto kategórie sú definované vyhláškou Ministerstva vnútra SR, ktorá upravuje niektoré aspekty evidencie dokumentácie.
Podľa povahy dokumentov, ktoré sú výsledkom danej podnikateľskej činnosti, sa pôvodcovia registratúry delia do troch kategórií:
Pôvodca registratúry I. kategórie: Tento typ pôvodcov zahŕňa štátne orgány, miestne úrady a ďalšie verejné inštitúcie. Jednoducho povedané inštitúcie zriadené štátom.
Pôvodca registratúry II. kategórie: Do tejto skupiny patria tí pôvodcovia, ktorých činnosť generuje dokumenty s trvalou hodnotou. Takéto rozhodnutie môže urobiť Ministerstvo vnútra SR prostredníctvom vyjadrenia štátneho archívu.
Pôvodca registratúry III. kategórie: Sem patria ostatní pôvodcovia, ktorých činnosť nevytvára dokumenty s trvalou hodnotou.
Pri kategorizácií tvorcov registratúrnych záznamov, ktorí nie sú súčasťou verejnej správy, sa kľúčovým faktorom stáva to, či ich podnikateľská činnosť generuje dokumenty s trvalou hodnotou alebo nie. Na základe tejto charakteristiky sa podnikatelia, ktorí sú zároveň tvorcami dokumentácie, zaraďujú do kategórie II. alebo III na základe vyjadrenia štátneho archívu. V procese kategorizácie sa zohľadňuje význam a dosah tvorcu registratúrnych záznamov v rámci jeho oblasti pôsobnosti a činnosti.
Rozdelenie pôvodcov registratúry do kategórií
Určenie, do ktorej kategórie pôvodcov dokumentácie patrí podnik, sa riadi podľa toho, či jeho činnosť generuje dokumenty s trvalou hodnotou alebo nie. Toto rozhodnutie prijíma Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom príslušného štátneho archívu.
Aby podnikateľ vedel, v ktorej kategórii sa nachádza, musí požiadať miestny štátny archív o posúdenie a zaradenie do kategórie. Stačí jednoduchá žiadosť, kde uvedie firemné údaje, stručný opis svojej činnosti, dátum začatia podnikania a počet zamestnancov.
Príslušný zákon neurčuje presný čas, kedy by mal podnikateľ požiadať o zaradenie, no odporúča sa to urobiť najneskôr pred vyraďovaním prvých dokumentov, napríklad účtovných dokladov, čo obvykle nastáva po 10 rokoch od začiatku podnikania. Táto doba sa môže líšiť od množstva dokladov v podnikaní a mnohých iných aspektov. Firma môže o zaradenie požiadať aj skôr, a to kedykoľvek od začiatku svojej činnosti. Ak tak urobí pri založení spoločnosti resp. pri začatí podnikania je pravdepodobné, že ju štátny archív zaradí do kategórie III.
Povinnosti pôvodcu registratúry
Povinnosti pôvodcov registratúry, ktoré ukladá zákon zahŕňajú nasledujúce body:
- Evidencia záznamov a dokumentov vzniknutých z ich činnosti podniku, ako aj prijatých záznamov.
- Vypracovanie a predloženie registratúrneho plánu a poriadku príslušnému státnemu archívu na schválenie.
- Zabezpečenie riadnej správy registratúry a zachovanie trvanlivosti záznamov.
- Aby správu registratúry vykonávali osoby s minimálnym úplným stredným vzdelaním.
- Umiestnenie registratúrnych záznamov v primeraných priestoroch a technických zariadeniach na zabezpečenie zachovateľnosti dokumentácie.
- Označenie a obmedzenie prístupu k záznamom, ktoré obsahujú osobné údaje.
- Vyhotovenie kópií a výpisov z registratúrnych záznamov.
- Oznamovanie Ministerstvu vnútra o likvidácií registratúrnych záznamov.
- Dodržiavanie určených postupov pri odovzdávaní dokumentácie do archívu.
- Informovanie o zmenách názvu alebo miesta uloženia registratúry.
- V prípade zániku bez právneho nástupcu, odovzdanie dokumentov do archívu a ich korektné uchovávanie podľa registratúrneho poriadku a plánu.
- Oznamovanie MVSR opakovaný vývoz dokumentov len prvýkrát.
Dôležité je si uvedomiť, že tieto povinnosti nie sú rovnaké pre všetkých pôvodcov registratúry. Pôvodcovia registratúry I. a II. kategórie majú povinnosť plniť všetky uvedené povinnosti, zatiaľ čo pôvodcovia registratúry III. Kategórie (najčastejšie zaradené subjekty SR) majú len niektoré z týchto povinností. Je to dôležité mať na pamäti a zabezpečiť, aby sa všetky úlohy plnili v súlade so zákonom.