REGISTRATÚRA pre Digital a IT firmy
Ponúkame prostredníctvom našich odborníkov komplexnú ponuku služieb v oblasti REGISTRATÚRA.
Máme 3.300+ spokojných klientov, viac ako 10 členný tím expertov v oblasti Registratúry je k dispozícii na celom území SK.
Zahájenie našej spolupráce
Osobne sa stretnete s naším poradcom alebo expertom pre Registratúru v vašom regióne, detailne vám popíše formy, možnosti a časovanie našej spolupráce, po podpise zmluvy začíname pre vás aktívne pracovať v oblasti Registratúry.
Úvodná odborná analýza / audit
V prvom kroku spolupráce vykoná náš expert pre Registratúru analýzu potrebných oblastí, aby sme spoznali aktuálny stav a riziká registratúry a archivácie vo vašej spoločnosti a požiada Štátny archív o zaradenie do kategórie pôvodcov Registratúry.
Dodanie odbornej dokumentácie
Na základe analýzy vám vypracujeme Registratúrny plán a poriadok, a smernice pre vyraďovanie. Dokumentáciu vám osobne odovzdáme a detailne vysvetlíme prevádzkové procesy v Registratúre.
Cyklický servis danej služby
Monitorujeme zmeny v legislatíve, ale aj zmeny vo vašej spoločnosti, preto sme schopní operatívne aktualizovať vašu Registratúru. Cieľom je aktuálnosť Registratúrneho plánu, vaša spokojnosť a eliminácia akýchkoľvek problémov v danej odbornej oblasti.
Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v Registratúre, ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.
Je nutné archivovať uvedené dokumenty 70 rokov od dáta narodenia predmetného zamestnanca. Po uplynutí tejto doby môžete tieto dokumenty vyradiť a zlividovať, alebo odstúpiť Štátnemu archívu (záleží na kategórii pôvodcu registratúry, do ktorej Vás zaradí Štátny archív)
Dokumenty by mali byť uložené v Registratúrnom stredisku. Má určité predpísané technické parametre (vlhkosť, teplota). Jeho funkcia spočíva hlavne v ukladaní a uchovávaní registratúrnych záznamov a spisov spoločnosti počas ich lehoty uloženia, ako aj v náležitom a pravidelnom vyraďovaní registratúrnych záznamov a spisov z registratúry.
Vratko Šudi
Manažér divízie Registratúra
Zákaznícky servis a podpora Registratúra:
032/285 80 40
Správa registratúry pre spoločnosti v oblasti IT a Digital je činnosť, ktorej úlohou je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania a ochrany dokumentov v vašej spoločnosti a starostlivosť o ich uloženie a ochranu do uplynutia ich prevádzkovej potreby a zabezpečovanie ich vyraďovania – podľa § 16 zákona č. 395/2002 Z.z.
1 ) Stručný popis služby
Odborne a komplexne nastavíme Registratúru vo vašej spoločnosti. Zaradíme vašu spoločnosť do patričnej kategórie pôvodcov Registratúry, vypracujeme Registratúrny plán, resp. Registratúrny poriadok. Pomôžeme pri zriadení Registratúrneho strediska a určení Správcu registratúry, zavedieme systém správneho vyraďovania dokumentov.
2 ) Možné riziká Registratúry v spoločnostiach typu IT a Digital
Rizikom v oblasti Registratúry vo firmách typu IT a Digital je nesprávna kategória pôvodcov Registratúry, resp. nepožiadanie Štátneho archívu o zaradenie do kategórie pôvodcov Registratúry, rizikom môže byť samotné nesprávne vyradenie a zlikvidovanie nesprávnych dokladov (napr. pri daňovej kontrole), resp. sankcie za nesprávne vyradenie dokladov pred uplynutím lehoty uloženia.
3 ) Zákonné povinnosti Registratúry v spoločnostiach typu IT a Digital
správne nakladanie s dokladmi a dokumentami
vypracovanie Registratúrneho plánu a poriadku a jeho schválenie Štátnym archívom (v kat I. a II. pôvodcov Registratúry)
zriadenie Registratúrneho strediska, určenie Správcu registratúry a vedenie Registratúrneho denníka (v kat I. a II. pôvodcov Registratúry)
správne vyraďovanie a likvidácia dokumentov každých 5 rokov (dokumenty s trvalou archívnou hodnotou postúpiť do Štátneho archívu)
4 ) S čím vám v Registratúre pomôžeme?
na základe žiadosti a vyjadrenia Štátneho archívu zaradeníme vašu spoločnost do jednej z kategórií pôvodcov Registratúry
vypracujeme vám Registratúrny plán a poriadok podľa druhov a typov dokladov, ktoré tvoríte a prijímate
pomôžeme zriadiť Registratúrne stredisko
zaškolíme vašich zamestnancov činných v Registratúre
vysvetlíme vám ako správne evidovať dokumenty a pracovať s nimiR
5) Čo vám reálne prinesie naša služba v oblasti Registratúry?
Správnymi postupmi v Registratúre, hlavne kvalitným Registratúrnym plánom a bezchybným vyraďovaním vo Vašej spoločnosti eliminujeme zbytočné pochybenia (sankcie, doplatky dane). Poradíme vám ako zvládnuť všetky procesy v Registratúre, ako doklady a dokumenty správne evidovať, ukladať a uchovávať, ako viesť Registratúrny denník. Taktiež nastavíme komunikáciu so Štátnym archívom, ako správne vyraďovať a likvidovať nepotrebné dokumenty.
Tým ušetríte čas a a získate prehľadnosť a ľahkú dohľadateľnosť vo všetkých Vašich dokumentoch. Pravidelne budeme pomáhať pri kontrole aktuálneho stavu vašej Registratúry, čím budete predchádzať možným pokutám či sankciám a zároveň sa môžete spoľahnúť aj na expertné zastupovanie v prípade kontroly zo strany orgánov štátnej správy.
MÝTY O REGISTRATÚRE
Každá FO a PO z titulu svojej činnosti tvorí a prijíma doklady alebo dokumenty, musí s nimi správne nakladať, uchovávať ich, vyraďovať a likvidovať.
Každú FO a PO na základe žiadosti Štátny archív zaradí do jednej z kategórií pôvodcov Registratúry a následne podľa kategórie má subjekt určité povinnosti v Registratúre, napr. vypracovanie Registratúrneho plánu a poriadku, prípadnú povinnosť ich schválenia Štátnym archívom, príp. povinnosť zriadiť Registratúrne stredisko, správcu Registratúry
Ak vás zaujímajú podobné mýty a polopravdy, tak sa prihláste na odber noviniek nižšie.
Minimálne jeden dôvod na ten zápis by tu bol – pre kontrolné orgány. Ak budete vyzvaný predložiť niečo z dokladov ktoré ste už „nejako„ zlikvidovali a neviete preukázať legitímnosť a regulérnosť ich likvidácie – má sa za to, že ste tak neurobili, pričom máte byť schopný požadované doklady predložiť. Čo samozrejme schopný nebudete. Ďalší scenár je o možných sankciách, resp. doplatkoch daní.
Ak vás zaujímajú podobné mýty a polopravdy, tak sa prihláste na odber noviniek nižšie.
Tu je odpoveď je komplexnejšia. Správne nastavená Registratúra však rieši aj uchovávanie dokumentov v tlačenej aj elektronickej forme. Vyžaduje si to určité technické predpoklady a pripravenosť. Máte však povinnosť v oboch prípadoch zabezpečiť trvácnosť a predložiteľnosť dokumentov počas celej ich lehoty uloženia (tú definuje rôznym typom dokumentov rôzne dlhú lehotu práve Registratúrny plán).
Ak vás zaujímajú podobné mýty a polopravdy, tak sa prihláste na odber noviniek nižšie.
Realita vzťahu so Štátnym archívom je značne iná. Ten základný úkon – klasifikácia Štátnym archívom určí, či z pohľadu dôležitosti tvoríte a prijímate aj dokumenty s trvalou archívnou hodnotou (o tie sa časom bude zaujímať Štátny archív), alebo pracujete iba s dokumentmi bežnými (bez trvalej archívnej hodnoty).
Čiže prvý krok – požiadanie Štátneho archívu o zaradenie do správnej kategórie je nutný krok zo strany podnikateľa.
Ak vás zaujímajú podobné mýty a polopravdy, tak sa prihláste na odber noviniek nižšie.
Registratúrny denník je akýmsi pokračovateľom tradícií kníh došlej a odoslanej pošty.
Je to základná evidenčná pomôcka správy Registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení a odoslaní registratúrnych záznamov spoločnosti, organizácie.
Ak vás zaujímajú podobné mýty a polopravdy, tak sa prihláste na odber noviniek nižšie.
Mali by ste vedieť do ktorej kategórie pôvodcov Registratúry patríte podľa rozhodnutia Štátneho archívu. Podľa toho by ste mali mať nastavený systém Registratúry v spoločnosti.
Podľa toho by ste mohli, ale hlavne mali vyraďovať a likvidovať dokumenty (každých 5 rokov) ktorým uplynula lehota uloženia (tie definuje Registratúrny plán). No a potom by ste vedeli ako sa ich „zbaviť“.
Ak vás zaujímajú podobné mýty a polopravdy, tak sa prihláste na odber noviniek nižšie.
registratúrne stredisko
Pomôžeme vám a expertne vás podporíme pri zavedení Registratúrneho strediska (je to povinnosť pre pôvodcov Registratúry v I. a II. kategórii).
Registratúrne stredisko musí zabepečiť kvalitnú a bezpečnú úschovu dokumentov, má predpísané technické požiadavky na technické parametre (teplota, vlhkosť, …)
správca registratúry
Pomôžeme vám a expertne vás podporíme pri vytvorení Správcu registratúry (povinnosť pre pôvodcov registratúry v I. a II. kategórii).
Správca registratúry má definované činnosti a postupy pre nakladanie s dokladmi a dokumentami, ich označovanie, ukladanie v Registratúrnom stredisku, vrátane vedenia Registratúrneho denníka.
školenie v oblasti registratúra
Ak potrebujete odborne pripraviť firemného Správcu registratúry, alebo potrebujete zaškoliť manažment alebo zamestnancov v oblasti Registratúrneho plánu, Registratúrneho poriadku alebo Registratúrneho denníka, môžeme realizovať vo vašej spoločnosti komplexné školenie v oblasti Registratúry.
Našim poslaním je profesionálna podpora našich klientov v ich podnikaní v oblasti zákonných povinností v oblasti Prevencie chorôb z povolania (PZS), Prevencie pracových úrazov a požiarov (BOZP a PO), Ochrany osobných údajov (GDPR), Registratúry, Odpadov a Civilnej ochrany. Sme najväčšia spoločnosť v tejto oblasti na Slovensku, máme viac ako 3.300 klientov.
Informácie
Sledujeme za vás vo všetkých oblastiach legislatívu a jej zmeny, zamestnávame v každej oblasti expertov, aby ste u nás získali správne, pravdivé a včasné informácie.
Spokojnosť
Sme na trhu 8 rokov, väčšina nových klientov za posledné 2-3 roky prišla k nám na základe referencií spokojných klientov. Našou prioritou je vaša spokojnosť a pohoda.
Dôvera
Zbavíme vás v týchto oblastiach problémov a ťažkostí, budeme vašim expertným partnerom pri kontrolách. Môžete prenechať tieto oblasti zákonných povinností na starosť odborníkom.
Odbornosť
Zamestnávame vo všetkých oblastiach expertov, všetci majú zabezpečené systematické vzdelávanie a odborný kontakt s tvorcami legaslatívy v danej oblasti.
Diskrétnosť
V našej oblasti je diskrétnosť prirodzený benefit, pracujeme okrem iného v oblasti Ochrany osobných údajov, preto vám poskytneme pri spolupráci adekvátnu diskrétnosť.
Ústretovosť
Naši špecialisti sú pripravení riešiť okamžite Vaše odborné potreby a problémy. Náš Zákaznicky servis a Call centrum je vám k dispozícii pre operatívne riešenie vašich problémov.
Potvrdenie vydané ÚVZ SR pre poskytovanie pracovnej zdravotnej služby pre rizikové kategórie 1 a 2, číslo potvrdenia OPPL/8777/28253/2015.
Oprávnenie vydané Odborom zdravotníctva Prešovského samostatného kraja s číslom licencie na ambulanciu 04822/2015/OZ-HAL
Osvedčenie o odbornej spôsobilosti na úseku civilnej ochrany, vydané Ministerstvom vnútra SR, č. osvedčenia SKR-COKP3-2021/000792-2
Oprávnenie na vykonávanie Bezpečnostnotechnickej služby, vydané Národným inšpektorátom práce Košice pod čislom 0134/2016
Osvedčenie vydané Okresným úradom Trenčín, Odbor živnostenského podnikania pod číslom OU-TN-OZPI-2016/037 226-2
