REGISTRATÚRA pre obchodné prevádzky

Ponúkame prostredníctvom našich odborníkov  komplexnú ponuku služieb v oblasti REGISTRATÚRA.

Máme 3.300+ spokojných klientov, viac ako 10 členný tím expertov v oblasti Registratúry  je k dispozícii na celom území SK.

Ako budeme spolupracovať

Zahájenie našej spolupráce

Osobne sa stretnete s naším poradcom alebo expertom pre Registratúru v vašom regióne, detailne vám popíše formy, možnosti a časovanie našej spolupráce, po podpise zmluvy začíname pre vás aktívne pracovať v oblasti Registratúry.

Úvodná odborná analýza / audit

V prvom kroku spolupráce vykoná náš expert pre Registratúru analýzu potrebných oblastí, aby sme spoznali aktuálny stav a riziká registratúry a archivácie vo vašej spoločnosti a požiada Štátny archív o zaradenie do kategórie pôvodcov Registratúry.

Dodanie odbornej dokumentácie

Na základe analýzy vám vypracujeme Registratúrny plán a poriadok, a smernice pre vyraďovanie. Dokumentáciu vám osobne odovzdáme a detailne vysvetlíme prevádzkové procesy v Registratúre.

Cyklický servis danej služby

Monitorujeme zmeny v legislatíve, ale aj zmeny vo vašej spoločnosti, preto sme schopní operatívne aktualizovať vašu Registratúru. Cieľom je aktuálnosť Registratúrneho plánu, vaša spokojnosť a eliminácia akýchkoľvek problémov v danej odbornej oblasti.

ČASTO KLADENÉ OTÁZKY
Čo je presne myslené Registratúrnym plánom vo firme?

Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v Registratúre, ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.

Ako dlho musíme skladovať mzdové a personálne dokumenty našich zamestnancov?

Je nutné archivovať uvedené dokumenty 70 rokov od dáta narodenia predmetného zamestnanca. Po uplynutí tejto doby môžete tieto dokumenty vyradiť a zlividovať, alebo odstúpiť Štátnemu archívu (záleží na kategórii pôvodcu registratúry, do ktorej Vás zaradí Štátny  archív)

Ako a kde by sme mali mať doklady a dokumenty vo firme správne uložené?

Dokumenty by mali byť uložené v Registratúrnom stredisku. Má určité predpísané technické parametre (vlhkosť, teplota). Jeho funkcia spočíva hlavne v ukladaní a uchovávaní registratúrnych záznamov a spisov spoločnosti počas ich lehoty uloženia, ako aj v náležitom a pravidelnom vyraďovaní registratúrnych záznamov a spisov z registratúry.

Vratko Šudi

Manažér divízie Registratúra
Zákaznícky servis a podpora Registratúra:
032/285 80 40

Správa registratúry pre spoločnosti s obchodnými prevádzkami je činnosť, ktorej úlohou je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania a ochrany dokumentov v obchodnej spoločnosti a starostlivosť o ich uloženie a ochranu do uplynutia ich prevádzkovej potreby a zabezpečovanie ich vyraďovania – podľa § 16 zákona č. 395/2002 Z. z.

  1. Stručný popis služby

Odborne a komplexne nastavíme Registratúru vo vašej obchodnej spoločnosti. Zaradíme vašu spoločnosť do patričnej kategórie pôvodcov Registratúry, vypracujeme Registratúrny plán, resp. Registratúrny poriadok. Pomôžeme pri zriadení Registratúrneho strediska a určení Správcu registratúry, zavedieme systém správneho vyraďovania dokumentov.

  1. Možné riziká Registratúry v spoločnostiach s obchodnými prevádzkami

    Rizikom v oblasti Registratúry v spoločnostiach s obchodnými prevádzkami je nesprávna kategória pôvodcov Registratúry, resp. nepožiadanie Štátneho archívu o zaradenie do kategórie pôvodcov Registratúry, rizikom môže byť samotné nesprávne vyradenie a zlikvidovanie nesprávnych dokladov (napr. pri daňovej kontrole), resp. sankcie za nesprávne vyradenie dokladov pred uplynutím lehoty uloženia.

  1. Zákonné povinnosti Registratúry v spoločnostiach s obchodnými prevádzkami

  • správne nakladanie s dokladmi a dokumentami

  • vypracovanie Registratúrneho plánu a poriadku a jeho schválenie Štátnym archívom (v kat. I a II. pôvodcov Registratúry)

  • zriadenie Registratúrneho strediska, určenie Správcu registratúry a vedenie Registratúrneho denníka (v kat. I a II. pôvodcov Registratúry)

  • správne vyraďovanie a likvidácia dokumentov každých 5 rokov (dokumenty s trvalou archívnou hodnotou postúpiť do Štátneho archívu)

     

  1. S čím vám v Registratúre pomôžeme

  • na základe žiadosti a vyjadrenia Štátneho archívu zaradeníme vašu spoločnost do jednej z kategórií pôvodcov registratúry

  • vypracujeme vám Registratúrny plán a poriadkok podľa druhov a typov dokladov, ktoré tvoríte a prijímate

  • pomôžeme zriadiť Registratúrneho strediska

  • zaškolíme vašich zamestnancov činných v Registratúre 

  • vysvetlíme vám ako správne evidovať dokumenty a pracovať s nimi

 

5) Čo vám reálne prinesie naša služba v oblasti Registratúry?

Správnymi postupmi v Registratúre, hlavne kvalitným Registratúrnym plánom a bezchybným vyraďovaním vo Vašej spoločnosti eliminujeme zbytočné pochybenia (sankcie, doplatky dane). Poradíme vám ako zvládnuť všetky procesy v Registratúre, ako doklady a dokumenty správne evidovať, ukladať a uchovávať, ako viesť Registratúrny denník. Taktiež nastavíme komunikáciu so Štátnym archívom, ako správne vyraďovať a likvidovať nepotrebné dokumenty.

Tým ušetríte čas a a získate prehľadnosť a ľahkú dohľadateľnosť vo všetkých Vašich dokumentoch. Pravidelne budeme pomáhať pri kontrole aktuálneho stavu vašej Registratúry, čím budete predchádzať možným pokutám či sankciám a zároveň sa môžete spoľahnúť aj na expertné zastupovanie v prípade kontroly zo strany orgánov štátnej správy.

MÝTY O REGISTRATÚRE

Ale my predsa žiadnu Registratúru nepotrebujeme, my sme iba malá firmička.

Každá FO a PO z titulu svojej činnosti tvorí a prijíma doklady alebo dokumenty, musí s nimi správne nakladať, uchovávať ich, vyraďovať a likvidovať.

Každú FO a PO na základe žiadosti Štátny archív zaradí do jednej z kategórií pôvodcov Registratúry a následne podľa kategórie má subjekt určité povinnosti v Registratúre, napr. vypracovanie Registratúrneho plánu a poriadku, prípadnú povinnosť ich schválenia Štátnym archívom, príp. povinnosť zriadiť Registratúrne stredisko, správcu Registratúry

Ak vás zaujímajú podobné mýty a polopravdy, tak sa prihláste na odber noviniek nižšie.

    My sme už kedysi niečo vyraďovali a skartovali. Ale či máme zápis o tom vyradení? Asi nie.

     Minimálne jeden dôvod na ten zápis by tu bol – pre kontrolné orgány. Ak budete vyzvaný predložiť niečo z dokladov ktoré ste už „nejako„ zlikvidovali a neviete preukázať legitímnosť a regulérnosť ich likvidácie – má sa za to, že ste tak neurobili, pričom máte byť schopný požadované doklady predložiť. Čo samozrejme schopný nebudete. Ďalší scenár je o možných sankciách, resp. doplatkoch daní.

    Ak vás zaujímajú podobné mýty a polopravdy, tak sa prihláste na odber noviniek nižšie.

      Vôbec neviem ako nakladať s dokladmi v elektronickej forme. Tlačiť a zakladať, alebo držať niekde na disku?

      Tu je odpoveď je komplexnejšia. Správne nastavená Registratúra však rieši aj uchovávanie dokumentov v tlačenej aj elektronickej forme. Vyžaduje si to určité technické predpoklady a pripravenosť. Máte však povinnosť v oboch prípadoch zabezpečiť trvácnosť a predložiteľnosť dokumentov počas celej ich lehoty uloženia (tú definuje rôznym typom dokumentov rôzne dlhú lehotu práve Registratúrny plán).

      Ak vás zaujímajú podobné mýty a polopravdy, tak sa prihláste na odber noviniek nižšie.


        Ak odo mňa Štátny archív bude niečo chcieť, nech si to kľudne vypýta.

        Realita vzťahu so Štátnym archívom je značne iná. Ten základný úkon – klasifikácia Štátnym archívom určí, či z pohľadu dôležitosti tvoríte a prijímate aj dokumenty s trvalou archívnou hodnotou (o tie sa časom bude zaujímať Štátny archív), alebo pracujete iba s dokumentmi bežnými (bez trvalej archívnej hodnoty).

        Čiže prvý krok – požiadanie Štátneho archívu o zaradenie do správnej kategórie je nutný krok zo strany podnikateľa.

        Ak vás zaujímajú podobné mýty a polopravdy, tak sa prihláste na odber noviniek nižšie.

          Vraj by sme mali mať nejaký Registratúrny denník spoločnosti, čo sa tým konkrétne myslí?

          Registratúrny denník je akýmsi pokračovateľom tradícií kníh došlej a odoslanej pošty.

          Je to základná evidenčná pomôcka správy Registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení a odoslaní registratúrnych záznamov spoločnosti, organizácie.

          Ak vás zaujímajú podobné mýty a polopravdy, tak sa prihláste na odber noviniek nižšie.

            Máme už veľa dokladov a dokumentov. Ako by sme sa ich formálne správne zbavili?

            Mali by ste vedieť do ktorej kategórie pôvodcov Registratúry patríte podľa rozhodnutia Štátneho archívu. Podľa toho by ste mali mať nastavený systém Registratúry v spoločnosti.

            Podľa toho by ste mohli, ale hlavne mali vyraďovať a likvidovať dokumenty (každých 5 rokov) ktorým uplynula lehota uloženia (tie definuje Registratúrny plán). No a potom by ste vedeli ako sa ich „zbaviť“.

            Ak vás zaujímajú podobné mýty a polopravdy, tak sa prihláste na odber noviniek nižšie.

              registratúrne stredisko

              Pomôžeme vám a expertne vás podporíme pri zavedení Registratúrneho strediska (je to povinnosť pre pôvodcov Registratúry v I. a II. kategórii).

              Registratúrne stredisko musí zabepečiť kvalitnú a bezpečnú úschovu dokumentov, má predpísané technické požiadavky na technické parametre (teplota, vlhkosť, …)

              správca registratúry

              Pomôžeme vám a expertne vás podporíme pri vytvorení Správcu registratúry (povinnosť pre pôvodcov registratúry v I. a II. kategórii).

              Správca registratúry má definované činnosti a postupy pre nakladanie s dokladmi a dokumentami, ich označovanie, ukladanie v Registratúrnom stredisku, vrátane vedenia Registratúrneho denníka.

              školenie v oblasti registratúra

              Ak potrebujete odborne pripraviť firemného Správcu registratúry, alebo potrebujete zaškoliť manažment alebo zamestnancov v oblasti Registratúrneho plánu, Registratúrneho poriadku alebo Registratúrneho denníka, môžeme realizovať  vo vašej spoločnosti komplexné školenie  v oblasti Registratúry. 

              Naše hodnoty
              Našim poslaním je profesionálna podpora našich klientov v ich podnikaní v oblasti zákonných povinností v oblasti Prevencie chorôb z povolania (PZS), Prevencie pracových úrazov a požiarov (BOZP a PO), Ochrany osobných údajov (GDPR), Registratúry, Odpadov a Civilnej ochrany. Sme najväčšia spoločnosť v tejto oblasti na Slovensku, máme viac ako 3.300 klientov.

              Informácie

              Sledujeme za vás vo všetkých oblastiach legislatívu a jej zmeny, zamestnávame v každej oblasti expertov, aby ste u nás získali správne, pravdivé a včasné informácie.

              Spokojnosť

              Sme na trhu 8 rokov, väčšina nových klientov za posledné 2-3 roky prišla k nám na základe referencií spokojných klientov. Našou prioritou je vaša spokojnosť a pohoda.

              Dôvera

              Zbavíme vás v týchto oblastiach problémov a ťažkostí, budeme vašim expertným partnerom pri kontrolách. Môžete prenechať tieto oblasti zákonných povinností na starosť odborníkom.

              Odbornosť

              Zamestnávame vo všetkých oblastiach expertov, všetci majú zabezpečené systematické vzdelávanie a odborný kontakt s tvorcami legaslatívy v danej oblasti.

              Diskrétnosť

              V našej oblasti je diskrétnosť prirodzený benefit, pracujeme okrem iného v oblasti Ochrany osobných údajov, preto vám poskytneme pri spolupráci adekvátnu diskrétnosť.

              Ústretovosť

              Naši špecialisti sú pripravení riešiť okamžite Vaše odborné potreby a problémy. Náš Zákaznicky servis a Call centrum je vám k dispozícii pre operatívne riešenie vašich problémov.

              Certifikáty

              Potvrdenie vydané ÚVZ SR pre poskytovanie pracovnej zdravotnej služby pre rizikové kategórie 1 a 2, číslo potvrdenia OPPL/8777/28253/2015.

              Oprávnenie vydané Odborom zdravotníctva Prešovského samostatného kraja s číslom licencie na ambulanciu 04822/2015/OZ-HAL

              Osvedčenie o odbornej spôsobilosti na úseku civilnej ochrany, vydané Ministerstvom vnútra SR, č. osvedčenia SKR-COKP3-2021/000792-2

              Oprávnenie na vykonávanie Bezpečnostnotechnickej služby, vydané Národným inšpektorátom práce Košice pod čislom 0134/2016

              Osvedčenie vydané Okresným úradom Trenčín, Odbor živnostenského podnikania pod číslom OU-TN-OZPI-2016/037 226-2