REGISTRATÚRA pre administratívne firmy

Ponúkame prostredníctvom našich odborníkov  komplexnú ponuku služieb v oblasti REGISTRATÚRA.

Máme 3.300+ spokojných klientov, viac ako 10 členný tím expertov v oblasti Registratúry  je k dispozícii na celom území SK.

Ako budeme spolupracovať

Zahájenie našej spolupráce

Osobne sa stretnete s naším poradcom alebo expertom pre Registratúru v vašom regióne, detailne vám popíše formy, možnosti a časovanie našej spolupráce, po podpise zmluvy začíname pre vás aktívne pracovať v oblasti Registratúry.

Úvodná odborná analýza / audit

V prvom kroku spolupráce vykoná náš expert pre Registratúru analýzu potrebných oblastí, aby sme spoznali aktuálny stav a riziká registratúry a archivácie vo vašej spoločnosti a požiada Štátny archív o zaradenie do kategórie pôvodcov Registratúry.

Dodanie odbornej dokumentácie

Na základe analýzy vám vypracujeme Registratúrny plán a poriadok, a smernice pre vyraďovanie. Dokumentáciu vám osobne odovzdáme a detailne vysvetlíme prevádzkové procesy v Registratúre.

Cyklický servis danej služby

Monitorujeme zmeny v legislatíve, ale aj zmeny vo vašej spoločnosti, preto sme schopní operatívne aktualizovať vašu Registratúru. Cieľom je aktuálnosť Registratúrneho plánu, vaša spokojnosť a eliminácia akýchkoľvek problémov v danej odbornej oblasti.

ČASTO KLADENÉ OTÁZKY

Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v Registratúre, ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.

Je nutné archivovať uvedené dokumenty 70 rokov od dáta narodenia predmetného zamestnanca. Po uplynutí tejto doby môžete tieto dokumenty vyradiť a zlividovať, alebo odstúpiť Štátnemu archívu (záleží na kategórii pôvodcu registratúry, do ktorej Vás zaradí Štátny  archív)

Dokumenty by mali byť uložené v Registratúrnom stredisku. Má určité predpísané technické parametre (vlhkosť, teplota). Jeho funkcia spočíva hlavne v ukladaní a uchovávaní registratúrnych záznamov a spisov spoločnosti počas ich lehoty uloženia, ako aj v náležitom a pravidelnom vyraďovaní registratúrnych záznamov a spisov z registratúry.

Vratko Šudi

Manažér divízie Registratúra

Správa registratúry pre administratívne spoločnosti je činnosť, ktorej úlohou je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania a ochrany dokumentov v administratívnej spoločnosti a starostlivosť o ich uloženie a ochranu do uplynutia ich prevádzkovej potreby a zabezpečovanie ich vyraďovania – podľa § 16 zákona č. 395/2002 Z. z.

1 ) Stručný popis služby

Odborne a komplexne nastavíme Registratúru vo vašej spoločnosti. Zaradíme vašu spoločnosť do patričnej kategórie pôvodcov Registratúry, vypracujeme Registratúrny plán, resp. Registratúrny poriadok. Pomôžeme pri zriadení Registratúrneho strediska a určení Správcu registratúry, zavedieme systém správneho vyraďovania dokumentov.

2 ) Možné riziká Registratúry v administratívných spoločnostiach

Rizikom v oblasti Registratúry v administratívných firmách je nesprávna kategória pôvodcov registratúry, resp. nepožiadanie Štátneho archívu o zaradenie do kategórie pôvodcov Registratúry, rizikom môže byť samotné nesprávne vyradenie a zlikvidovanie nesprávnych dokladov (napr. pri daňovej kontrole), resp. sankcie za nesprávne vyradenie dokladov pred uplynutím lehoty uloženia.

3 ) Zákonné povinnosti Registratúry v administratívných spoločnostiach

  • správne nakladanie s dokladmi a dokumentami

  • vypracovanie Registratúrneho plánu a poriadku a jeho schválenie Štátnym archívom (v kategórii I. a II. pôvodcov Registratúry)

  • zriadenie Registratúrneho strediska, určenie Správcu registratúry a vedenie Registratúrneho denníka (v kategórii I. a II. pôvodcov Registratúry)

  • správne vyraďovanie a likvidácia dokumentov každých 5 rokov (dokumenty s trvalou archívnou hodnotou postúpiť do Štátneho archívu)

     

4 ) S čím vám v Registratúre pomôžeme?

  • na základe žiadosti a vyjadrenia Štátneho archívu zaradeníme vašu spoločnost do jednej z kategórií pôvodcov Registratúry

  • vypracujeme vám Registratúrny plán a poriadkok podľa druhov a typov dokladov, ktoré tvoríte a prijímate

  • pomôžeme zriadiť Registratúrne stredisko

  • zaškolíme vašich zamestnancov činných v Registratúre 

  • vysvetlíme vám ako správne evidovať dokumenty a pracovať s nim 

 

5) Čo vám reálne prinesie naša služba v oblasti Registratúry?

Správnymi postupmi v Registratúre, hlavne kvalitným Registratúrnym plánom a bezchybným vyraďovaním vo Vašej spoločnosti eliminujeme zbytočné pochybenia (sankcie, doplatky dane). Poradíme vám ako zvládnuť všetky procesy v Registratúre, ako doklady a dokumenty správne evidovať, ukladať a uchovávať, ako viesť Registratúrny denník. Taktiež nastavíme komunikáciu so Štátnym archívom, ako správne vyraďovať a likvidovať nepotrebné dokumenty.

Tým ušetríte čas a a získate prehľadnosť a ľahkú dohľadateľnosť vo všetkých Vašich dokumentoch. Pravidelne budeme pomáhať pri kontrole aktuálneho stavu vašej Registratúry, čím budete predchádzať možným pokutám či sankciám a zároveň sa môžete spoľahnúť aj na expertné zastupovanie v prípade kontroly zo strany orgánov štátnej správy.

MÝTY O REGISTRATÚRE

Každá FO a PO z titulu svojej činnosti tvorí a prijíma doklady alebo dokumenty, musí s nimi správne nakladať, uchovávať ich, vyraďovať a likvidovať.

Každú FO a PO na základe žiadosti Štátny archív zaradí do jednej z kategórií pôvodcov Registratúry a následne podľa kategórie má subjekt určité povinnosti v Registratúre, napr. vypracovanie Registratúrneho plánu a poriadku, prípadnú povinnosť ich schválenia Štátnym archívom, príp. povinnosť zriadiť Registratúrne stredisko, správcu Registratúry

 Minimálne jeden dôvod na ten zápis by tu bol - pre kontrolné orgány. Ak budete vyzvaný predložiť niečo z dokladov ktoré ste už „nejako„ zlikvidovali a neviete preukázať legitímnosť a regulérnosť ich likvidácie – má sa za to, že ste tak neurobili, pričom máte byť schopný požadované doklady predložiť. Čo samozrejme schopný nebudete. Ďalší scenár je o možných sankciách, resp. doplatkoch daní.

Tu je odpoveď je komplexnejšia. Správne nastavená Registratúra však rieši aj uchovávanie dokumentov v tlačenej aj elektronickej forme. Vyžaduje si to určité technické predpoklady a pripravenosť. Máte však povinnosť v oboch prípadoch zabezpečiť trvácnosť a predložiteľnosť dokumentov počas celej ich lehoty uloženia (tú definuje rôznym typom dokumentov rôzne dlhú lehotu práve Registratúrny plán).


Realita vzťahu so Štátnym archívom je značne iná. Ten základný úkon - klasifikácia Štátnym archívom určí, či z pohľadu dôležitosti tvoríte a prijímate aj dokumenty s trvalou archívnou hodnotou (o tie sa časom bude zaujímať Štátny archív), alebo pracujete iba s dokumentmi bežnými (bez trvalej archívnej hodnoty).

Čiže prvý krok - požiadanie Štátneho archívu o zaradenie do správnej kategórie je nutný krok zo strany podnikateľa.

Registratúrny denník je akýmsi pokračovateľom tradícií kníh došlej a odoslanej pošty.

Je to základná evidenčná pomôcka správy Registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení a odoslaní registratúrnych záznamov spoločnosti, organizácie.

Mali by ste vedieť do ktorej kategórie pôvodcov Registratúry patríte podľa rozhodnutia Štátneho archívu. Podľa toho by ste mali mať nastavený systém Registratúry v spoločnosti.

Podľa toho by ste mohli, ale hlavne mali vyraďovať a likvidovať dokumenty (každých 5 rokov) ktorým uplynula lehota uloženia (tie definuje Registratúrny plán). No a potom by ste vedeli ako sa ich „zbaviť“.

registratúrne stredisko

Pomôžeme vám a expertne vás podporíme pri zavedení Registratúrneho strediska (je to povinnosť pre pôvodcov Registratúry v I. a II. kategórii).

Registratúrne stredisko musí zabepečiť kvalitnú a bezpečnú úschovu dokumentov, má predpísané technické požiadavky na technické parametre (teplota, vlhkosť, …)

správca registratúry

Pomôžeme vám a expertne vás podporíme pri vytvorení Správcu registratúry (povinnosť pre pôvodcov registratúry v I. a II. kategórii).

Správca registratúry má definované činnosti a postupy pre nakladanie s dokladmi a dokumentami, ich označovanie, ukladanie v Registratúrnom stredisku, vrátane vedenia Registratúrneho denníka.

školenie v oblasti registratúra

Ak potrebujete odborne pripraviť firemného Správcu registratúry, alebo potrebujete zaškoliť manažment alebo zamestnancov v oblasti Registratúrneho plánu, Registratúrneho poriadku alebo Registratúrneho denníka, môžeme realizovať  vo vašej spoločnosti komplexné školenie  v oblasti Registratúry. 

Naše hodnoty

Našim poslaním je profesionálna podpora našich klientov v ich podnikaní v oblasti zákonných povinností v oblasti Prevencie chorôb z povolania (PZS), Prevencie pracových úrazov a požiarov (BOZP a PO), Ochrany osobných údajov (GDPR), Registratúry, Odpadov a Civilnej ochrany. Sme najväčšia spoločnosť v tejto oblasti na Slovensku, máme viac ako 3.300 klientov.

Informácie

Sledujeme za vás vo všetkých oblastiach legislatívu a jej zmeny, zamestnávame v každej oblasti expertov, aby ste u nás získali správne, pravdivé a včasné informácie.

Spokojnosť

Sme na trhu 8 rokov, väčšina nových klientov za posledné 2-3 roky prišla k nám na základe referencií spokojných klientov. Našou prioritou je vaša spokojnosť a pohoda.

Dôvera

Zbavíme vás v týchto oblastiach problémov a ťažkostí, budeme vašim expertným partnerom pri kontrolách. Môžete prenechať tieto oblasti zákonných povinností na starosť odborníkom.

Odbornosť

Zamestnávame vo všetkých oblastiach expertov, všetci majú zabezpečené systematické vzdelávanie a odborný kontakt s tvorcami legaslatívy v danej oblasti.

Diskrétnosť

V našej oblasti je diskrétnosť prirodzený benefit, pracujeme okrem iného v oblasti Ochrany osobných údajov, preto vám poskytneme pri spolupráci adekvátnu diskrétnosť.

Ústretovosť

Naši špecialisti sú pripravení riešiť okamžite Vaše odborné potreby a problémy. Náš Zákaznicky servis a Call centrum je vám k dispozícii pre operatívne riešenie vašich problémov.

Certifikáty

Potvrdenie vydané ÚVZ SR pre poskytovanie pracovnej zdravotnej služby pre rizikové kategórie 1 a 2, číslo potvrdenia OPPL/8777/28253/2015.

Oprávnenie vydané Odborom zdravotníctva Prešovského samostatného kraja s číslom licencie na ambulanciu 04822/2015/OZ-HAL

Osvedčenie o odbornej spôsobilosti na úseku civilnej ochrany, vydané Ministerstvom vnútra SR, č. osvedčenia SKR-COKP3-2021/000792-2

Oprávnenie na vykonávanie Bezpečnostnotechnickej služby, vydané Národným inšpektorátom práce Košice pod čislom 0134/2016

Osvedčenie vydané Okresným úradom Trenčín, Odbor živnostenského podnikania pod číslom OU-TN-OZPI-2016/037 226-2