- Počas roka nám vo firme pribúdajú rôzne dokumenty. Viete, ktoré z nich sú archívne?
- Dokumenty nielen prijímame, ale ich aj vytvárame. Viete, že aj z vašej činnosti môžu vznikať tiež archívne dokumenty?
- Viete, koľko rokov treba uchovávať jednotlivé dokumenty?
- Viete, že ich môžete aj vyradiť a zlikvidovať a ako?
Ak ste aspoň raz odpovedali „…neviem…“, mali by ste prečítať nasledujúci článok alebo sa pozrieť na naše služby v oblasti Registratúry, kde sa téme venujeme.
Urobte si poriadok v registratúre
Každým rokom nášho podnikania pribúdajú nové dokumenty. Všetky sa stávajú registratúrnymi záznamami. Od júna 2005 platí “nový” zákon o archívoch a registratúrach. Tento zákon je veľmi dôležitý, pretože pre neznalosť legislatívy môžu firmy riskovať sankcie. Ide najmä o tom, aby ste mali k dispozícii dôležitú dokumentáciu ako sú dokumenty daňovej oblasti, občianskych súdov v súvislosti so zamestnancami, osobné spisy zamestnancov a pod. Práve tento zákon definuje, čo treba spraviť a akou formou, aby ste sa nedostali do problémov.
Oslovte Štátny archív
Na to aby ste vedeli, ako nakladať s vašou dokumentáciou a či vo vašej firme nevznikajú archívne dokumenty s trvalou archívnou hodnotou, je potrebné osloviť Štátny archív. Ten určí do akej kategórie registratívy patríte. Na základe rozhodnutia Štátneho archívu viete, či ste povinný vypracovať smernicu o registratúrnom poriadku a registratúrnom pláne.
Čo je registratúrny poriadok?
Registratúrny poriadok upravuje prijímanie, evidovanie, ukladanie, sprístupnenie, vyraďovanie registratúrnych záznamov. Tento plán musia mať vypracované spoločnosti, ktoré boli zaradené do kategória I. a II. Kategória III., túto povinnosť nemá. Z jej podnikateľskej činnosti nevznikajú registratúrne záznamy, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu. Postačí vedieť, ako uchovávať a ochraňovať dokumenty a tiež koľko rokov lehoty uloženia dokumenty majú či kedy ich treba vyradiť.
Čo je registratúrny plán?
Registratúrny plán zaraďuje písomnosti do jednotlivých skupín, upravuje lehotu ich uloženia. Tiež určuje archivačné dokumenty, ktoré sa označujú ,,A,, a po uplynutí ich lehoty uloženia sa stávajú archívnymi. To v praxi znamená, že po platnosti lehoty uloženia musia byť odovzdané do príslušného štátneho archívu.
Čo sa deje po uplynutí lehoty uloženia dokumentov?
Po uplynutí lehoty uloženia, ktorú sme určili na základe registratúrneho plánu, môžeme dokumenty bezpečne vyradiť a fyzicky zlikvidovať. Ak bola vaša spoločnosť zaradená do kategórie I. a II. tento krok musí schváliť príslušný štátny archív. Dokumenty s archívnou hodnotou ,,A,, nelikvidujeme, ale odovzdáme do príslušného archívu.
Všetku postupnosť s vyraďovaním a likvidáciou nám umožní práve vypracovaný registratúrny plán a registratúrny poriadok. Preto je dobré, aby aj spoločnosti zaradené do III. kategórie mali vypracovaný tento registratúrny plán vypracovaný.
Zbavte sa nepotrebných dokumentov
Neviete o aké dokumenty pri vyraďovaní či likvidácii ide? Spoločnosti zaradené do III. kategórie môžu na základe registratúrneho plánu vyradiť a fyzicky zlikvidovať staré a nepotrebné dokumenty, ktorým uplynula lehota uloženia. A nie len tie, niektorým dokumentom uplynie lehota uloženia už po 1, 3, 5 rokoch. Na základe vypracovaného registratúrneho plánu majú spoločnosti doklad o vyradení a likvidácii.
Správne vypracovaný registratúry poriadok a plán vám sprehľadní ukladanie a vyraďovanie dokumentov a pomôže predísť sankciám. Nemusíte tak uchovávať zbytočné dokumenty, ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť spoločnosti. Potrebujete pomôcť s vypracovaním? Ozvite sa nám.
Aký užitočný bol tento príspevok?
Kliknutím na hviezdičku ho ohodnotíte!
Priemerné hodnotenie 5 / 5. Počet hlasov: 7
Zatiaľ žiadne hlasy! Buďte prvý, kto ohodnotí tento príspevok.