Prehľad bežných povinností zamestnávateľa

Stručný manuál pre zamestnávateľa ako sa vyhnúť problémom a komplikáciám

Každý podnikateľ v priebehu svojho podnikania s nevôľou zisťuje, že čím dlhšie podniká a jeho firma rastie, že stále viac času mu zaberá niečo, s čím pri úvodnom nadšení z podnikania vôbec nepočítal. Je to množstvo administratívy a byrokracie, ktoré musí ako podnikateľ, resp. zamestnávateľ cyklicky (niekde mesačne, niekde kvartalne, niekde ročne) vypĺnať a odovzdávať. Pričom samotné získanie tlačiva a jeho zodpovedné vyplnenie vyžaduje stále častejšie odborné znalosti a vzdelanie. Preto sme vám pripravili stručný prehľad základných povinností (v závere s formulárom na vytlačenie) s komentármi v oblasti Zdravotného dohľadu (PZS), BOZP a OPP, Ochrany osobných údajov (GDPR), Odpadov, Registratúry a Civilnej ochrany. Aby ste sa vyhli zbytočným problémom, komplikáciám a pokutám, tak si tento materiál detailne preštudujte, resp. si v priloženom FORMULÁRI (na stiahnutie) označte oblasti, ktoré máte pokryté a vyriešené, resp. tie, ktoré by bolo dobré riešiť. Postupne si teraz prejdeme uvedené oblasti a vymenujeme povinnosti zamestnavateľa, resp. konateľa (niekde s upresňujúcimi komentármi).

1) Zdravotný dohľad (Pracovná zdravotná služba – PZS)

• Uvedenie / schávalenie priestorov do prevádzky schvaľuje RÚVZ na základe zaslaného formuláru, ktorý sa nachádza na stránkach RUVZ. Pre administratívne priestory postačuje iba oznamovacia povinnosť, elektronicky zaslaním vyplneného formuláru.

• Posúdenie a zhodnotenie rizika pracoviska (identifikácia rizikových faktorov, posudzuje PZS pri pravidelnom audite/reaudite, je súčasťou dokumentácie)
• Kategorizácia rizika (1-4) každej pracovnej pozície, posudzuje PZS pri pravidelnom audite/reaudite, je súčasťou dokumentácie PZS
• Osvedčenia na špecifické pracovné činnosti vyžadujúce osvedčenie, zdokladovať (VZV, Lešenársky, kuričský…), je potrebné aby pri výkone konkrétnej činnosti spoločnosť viedla, uchovávala a aktualizovala osvedčenia a povolenia k jednotlivým činnostiam
• Lekárske preventívne prehliadky (LPP), stanovenie rozsahu vstupných a opakovaných LPP vo vzťahu k práci, zabezpečiť a dohliadať na realizáciu LPP vo vzťahu k práci v odporúčanej frekvencii (12-36 mesiacov), predovšetkým u zamestnancov u ktorých to vyplýva z osobitých predpisov, napríklad nočná práca, vedenie motorových vozidiel ( nad 3,5T) a iné.
• Školenie prvej pomoci (ŠPP), zákonná povinnosť zabezpečiť zaškolenie u minimálne 10% zamestnancov, resp. na každej smene, prevádzke – výstup zo školenia je certifikát o absolvovaní ŠPP, ktorý je potrebné aktualizovať každých 36 mesiacov.
• Zabezpečenie pitného a stravovacieho režimu, v prípade teplých dní, alebo práce v chladnom prostredí je potrebné zabezpečiť nadštandard vo forme nápojov naviac alebo teplých nápojov.
• Pravidelný audit pracoviska, vyplýva zo zákona o ochrane zdravia a z dôvodu meniacich sa skutočností, dispozícia pracoviska, zmena v pracovnom zaradení zamestnanca a iné, je potrebné pravidelne tieto zmeny posudzovať a zapracovať do aktuálnej dokumentácie.
• Prevádzkový poriadok, – je potrebné vypracovať pre prevádzky, u ktorých to vyžaduje zákon, prevádzky s potrebou Prevádzkového poriadku delíme na dve kategórie

a) presne definované prevádzky

1. zariadenia spoločného stravovania
2. ubytovacie zariadenia
3. poskytovatelia zdravotnej starostlivosti
4. zariadenia pre deti a mládež
5. telovýchovno-športové zariadenia
6. prevádzkovatelia umelých a prírodných kúpalísk
7. zariadenia starostlivosti o ľudské telo
8. zariadenia sociálnych služieb

b) prevádzky s uvedenou expozíciou rizikového faktoru

1. pracoviská s výskytom chemických a biologických faktorov
2. pracoviská s výskytom hluku
3. pracoviská s faktorom vibrácií
4. pracoviská s výskytom manipulácie s bremenami
5. pracoviská so záťažou teplom alebo chladom

Prevádzkové poriadky týchto uvedených prevádzok podliehajú aj schváleniu RUVZ.  

2) Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci (BOZP)

• BOZP dokumentácia, dokumentácia BOZP patrí medzi základné vnútorné predpisy firiem. Každý zamestnávateľ, ktorý zamestnáva čo len jedného zamestnanca, má povinnosť vypracovať ju.
• Doklad o absolvovaní vstupného a periodického školenia BOZP, Každý zamestnávateľ musí realizovať uvedené školenie svojich zamestnancov prostredníctvom fyzickej alebo právnickej osoba, ktorá je na to oprávnená Národným inšpektorátom práce. Taktiež treba nastaviť pravidelnosť školení tak, aby sa školenie vykonávalo najmenej raz za 36 mesiacov.
• Pravidelné revízie elektrospotrebičov, každý podnikateľ je povinný si v pravidelných lehotách dať vykonať revíziu elektrických spotrebičov
• Pravidelné revízie elektrorozvodov a vybraných technických zariadení, každý podnikateľ je povinný si v pravidelných lehotách dať vykonať revíziu elektrorozvodov a vybraných technických zariadení, k vybraným technickým zariadeniam treba mať vypracovanú technickú dokumentáciu, zodpovedajúcu skutočnému stavu
• Bezpečnostné značky priestorov, zákonná povinnosť na označenie – únikové cesty, východy, schodisko, skladové priestory, kotolne, elektrické inštalácie, priemyselné rozvody, potrubné systémy, dopravné komunikácie, rampy, oprava a výroba automobilov, prostriedky pre prvú pomoc, rizikové steny (priečky, steny, dvere, vráta) a všeobecne nebezpečné priestory.
• Smernica OOPP, evidencie prideľovaných OOPP, z dôvodu ochrany zamestnávateľa je potrebné viesť evidenciu o prideľovaných OOPP s dátumom a podpisom zamestnanca o prevzatí.

3) Ochrana pred požiarom (OPP)

• Protipožiarna dokumentácia, dokumentácia OPP patrí medzi základné vnútorné predpisy firiem. Každý zamestnávateľ, ktorý zamestnáva viac ako 5 zamestnancov, resp. používa na svoje podnikanie plochu s výmerou väčšou ako 100m2, má povinnosť ju vypracovať.
• Požiarna kniha, požiarna kniha je určená na záznamy o dôležitých skutočnostiach týkajúcich sa ochrany pred požiarmi, vykonaných preventívnych protipožiarnych prehliadkach, zistených nedostatkoch a o spôsobe ich odstránenia, uskutočnení cvičných požiarnych poplachov, kontrole dokumentácie ochrany pred požiarmi.
• Pravidelný zápis v požiarnej knihe (3-6 mesiacov) zo strany technika OPP
• Doklad o absolvovaní vstupného a periodického školenia OPP, každý zamestnávateľ musí realizovať uvedené školenie svojich zamestnancov prostredníctvom fyzickej alebo právnickej osoba, ktorá je na to oprávnená zo strany HaZZ. Taktiež treba nastaviť pravidelnosť školení tak, aby sa školenie vykonávalo najmenej raz za dva roky.
• Pravidelná kontrola HP a hydrantov, kontrola požiarno-technických zariadení je najdôležitejšia súčasť protipožiarnej ochrany. Je predovšetkým prevenciou pred zlyhaním techniky v prípade požiarov.

• Požiarne značky a označenie priestorov, požiarne značky je nutné použiť k vyznačeniu priestorov pre prevenciu rizík požiarov a označenie týmito tabuľkami je povinné.

Na ktoré prevádzky sa nevzťahuje zákonná povinnosť mať vypracovanú dokumentáciu OPP? Povinnosť neplatí pre právnická osobu a fyzická osobu – podnikatelia ktorí (alternatívne):

• nepoužívajú na svoju činnosť plochu väčšiu ako 100 m2 , iné objekty alebo iné priestory, ktoré majú vo vlastníctve alebo v užívaní,
• zamestnávajú najviac piatich zamestnancov v objekte,

a súčasne im technik OPP potvrdí, že nevykonávajú činnosti so zvýšeným nebezpečenstvom vzniku požiaru a nemajú miesta so zvýšeným nebezpečenstvom vzniku požiaru.

4) Ochrana osobných údajov (GDPR)

• GDPR dokumentácia, dokumentácia GDPR patrí medzi základné vnútorné predpisy firiem. Každý zamestnávateľ, ktorý prichádza do kontaktu s osobnými údajmi (zamestnancov, kandidátov na prácu, zákazníkov, dodávateľov, sociálne siete, kamery, …), má povinnosť ju vypracovať.
• Zodpovedná osoba (registrovaná na ÚOOU), pokiaľ máte zo zákona povinnosť mať Zodpovednú osobu,
• Implementácia dokumentácie GDPR, informácie a pravidlá z dokumentácie musi byť implementované a využívané pri bežnom chode firmy
• Súhlasy dotknutých osôb – zamestnanci, klienti, dodávatelia, uchádzači o zamestnanie a pod. … ) sú zaevidované a podpísané
• Oprávnenie a poučenie zamestnancov, ktorí pracujú s osobnými údajmi listinnou formou a pravidelne sa aktualizujú.
• Web stránka spoločnosti má blok o GDPR resp. Ochrana osobných údajov kde máte záznamy o spracovateľských činnostiach prevádzkovateľa
• Sprostredkovateľské zmluvy s vašimi externými poskytovateľmi B2B služieb  na ochranu osobných údajov (napr. ext. účtovníčka, BOZP, PO, IT, školitelia.…)
• Informačné tabule, ktoré informujú o monitorovaní (kamerové systémy) majetku, resp zamestnancov s predpísanou formou (nestačí mať piktogramy)
• Správna forma komunikácie s uchádzačmi o prácu,  žiadate o súhlas pre uchovanie v databáze.
• Informačná povinnosť, je to poskytnutie informácií dotknutým osobám o spracovaní ich osobných údajov (ideálne formou podstránky na webe). Jej nesplnením porušujete nariadenie.
• Správny formát súhlasu s Cookies pre návštevníkov webu podla nového platného zákona o elektronickej komunikácií platným od 01.02.2022

5) Odpady

• Evidenčný list odpadu pre všetky kategórie odpadov podľa druhov alebo poddruhov bez obmedzenia množstva
• Ohlásenie o vzniku odpadu a nakladaní s ním (vždy k 28.2.) podáva držiteľ odpadu, sprostredkovateľ a obchodník ak nakladá ročne v súhrne s viac ako 50 kg nebezpečných odpadov alebo s viac ako jednou tonou ostatných odpadov.
• Uzatvorenie Zmluvy s organizáciou zodpovednosti výrobcov alebo registrácia na MŽP SR do registra výrobcov obalov alebo neobalových výrobkov v prípade, že ste výrobcom obalov alebo neobalových výrobkov
• Vážne lístky od zberovej spoločnosti, ktoré sú korektne vyplnené, vrátane kódu nakladania či kódu odpadu
• Zriadený sklad nebezpečného odpadu a vypracovaný havarijný plán, ak ste držiteľom nebezpečného odpadu 

6) Registratúra

• Zaradenie spoločnosti do kategórie pôvodcov registratúry Štátnym archívom od toho kroku sa odvíja celkové nastavenie procesov pre registratúru spoločnosti
• Dokumentácia (registratúrny plán, registratúrny poriadok), registratúrny plán spoločnosti zaradenej do inej ako III. kategórie pôvodcu registratúry musí byť aj Štátnym archívom schválený
• Správca registratúry, subjekt zaradený do I. alebo II. kategórie pôvodcu registratúry musí mať pre výkon registratúry v spoločnosti zriadenú a určenú zodpovednú osobu
• Registratúrne stredisko subjekt zaradený do I. alebo II. kategórie pôvodcu registratúry musí mať pre uchovávanie dokladov a dokumentov zriadené registratúrne stredisko s predpísanými technickými parametrami
• Vedenie registratúrneho denníka (manuálne, alebo elektronicky)

7) Civilná ochrana (CO)

• Vypracovaná dokumentácia CO, plán ochrany zamestnancov, ktorý obsahuje úlohy, opatrenia a postupy na zabezpečenie ochrany zamestnancov pre prípad vzniku mimoriadnej udalosti.
• Karta CO – obsahuje súhrnné údaje o objekte, ktoré sú dôležité pre riadiaci a rozhodovací proces orgánov krízového riadenia pri riešení vzniknutých mimoriadnych udalostí, ktoré ohrozujú životy, zdravie a majetok obyvateľstva a tiež pri odstraňovaní ich následkov. Karta obsahuje údaje o členoch havarijnej komisie, dôležité čísla na úrady, záchranné zložky, prehľad o počte zamestnancov a mnoho ďalších informácií.
• Havarijná Komisia Objektu (HKO) – menovanie zamestnancov prostredníctvom menovacích dekrétov do Havarijnej komisie objektu, charakteristika ich hlavných úloh a činností v prípade vzniku mimoriadnej udalosti.
• Plán evakuácie – podrobné vysvetlenie a naplánovanie ako evakuovať zamestnancov, akou trasou sa budú evakuovať v prípade ohrozenia.
• Plán ukrytia – naplánovanie a vymedzenie priestoru na úkryt v prípade vzniku mimoriadnej udalosti, návod na tvorbu jednoduchého úkrytu.
• Školenia členov HKO a zamestnancov – pravidelné preškolovanie členov HKO a zamestnancov, aby boli pripravení v prípade vzniku ohrozenia a nenastala panika a zbytočné straty na životoch.

Stručný prehľad vybraných povinností zamestnávateľa